برای تبدیل قولنامه به سند رسمی، شرایط و نکاتی وجود دارد که باید رعایت شوند تا فرایند به‌درستی انجام گیرد. در ادامه به شرایط اصلی، مراحل و هزینه لازم برای تبدیل قولنامه به سند رسمی پرداخته شده است.
تفاوت سند عادی با رسمی
قبل از اطلاع از شرایط تبدیل قولنامه به سند رسمی بهتر است با تفاوت سند عادی و رسمی آشنا شوید. تفاوت این دو سند در ثبت شدن یا نشدن آن ها در دفتر اسناد رسمی است. سند عادی بین دو نفر نوشته و امضا می گردد که لحاظ قانون رسمیت ندارد. در حالی که سند رسمی با حضور مامور دولت انجام شده و به صورت کاملا قانونی در دفترخانه نوشته می شود.
قولنامه نوعی سند عادی است که که باید شامل مهر، امضا و اثر انگشت طرفین باشد تا نتوان از آن استفاده ابزاری نمود. این سند در دفاتر مشاور املاک که عضو اتحادیه است، ثبت و امضا می شود. اطلاعات کامل خریدار و فروشنده باید در آن ذکر شده و تاریخ اعتبار آن نیز مشخص باشد.
شرایط تبدیل قولنامه به سند رسمی
به دلیل مزیت های سند رسمی، همواره افراد تلاش می کنند سند عادی را به سند رسمی تبدیل کنند. شرایط تبدیل قولنامه به سند رسمی شامل 3 شرط اصلی است:
- حضور مامور رسمی قانون هنگام تنظیم سند؛ سر دفتر اسناد رسمی که رابط دولت است می تواند سند را رسمی کند.
- مامور دولت باید صلاحیت ثبت سند را داشته باشد و در حیطه کار خود اقدام به ثبت سند کند.
- رعایت تمام قوانین و مقررات تنظیم سند از دیگر شرایط تبدیل قولنامه به سند رسمی است. دو طرف قرارداد باید قوانین را به دقت بخوانند، بپذیرند و امضا کنند. اگر یکی از طرفین سند را امضا نکند، سند عادی یا قولنامه به سند رسمی تبدیل نخواهد شد.
در شرایطی که مالک فوت کرده و دسترسی به ورثه وجود ندارد؛ برای دریافت سند رسمی می توانید به سامانه ثبت نام درخواست صدور سند مالکیت مراجعه کنید. با ثبت نام در سایت sabtemelk.ir شرایط و قوانین را مطالعه کرده و برای ملک خود سند رسمی تهیه کنید.
مراحل تبدیل قولنامه به سند رسمی
1 . بررسی اعتبار قانونی قولنامه
قولنامه باید معتبر و قانونی باشد تا بتوان آن را به سند رسمی تبدیل کرد. برخی از شرایطی که قولنامه را معتبر می‌کنند عبارتند از:
- امضای فروشنده و خریدار: قولنامه باید به امضای هر دو طرف برسد.
- حضور شهود: اگر شهود قرارداد را امضا کرده باشند، قولنامه اعتبار بیشتری دارد.
- ثبت در بنگاه معتبر: قولنامه‌ای که در دفاتر مشاور املاک رسمی تنظیم شده باشد، اعتبار بیشتری در روند قانونی دارد.
- ذکر جزئیات معامله: تمامی جزئیات معامله از جمله مشخصات کامل ملک، مبلغ معامله، شرایط پرداخت، و تعهدات طرفین باید در قولنامه قید شده باشد.
2 . موافقت طرفین برای تبدیل به سند رسمی
برای تبدیل قولنامه به سند رسمی، هر دو طرف باید با این کار موافق باشند. هرگونه اختلاف در اجرای قولنامه می‌تواند باعث مشکلات حقوقی شود و فرایند تبدیل قولنامه به سند رسمی را به تأخیر بیندازد یا حتی غیرممکن کند.
3 . ملک باید آماده انتقال باشد
ملک باید از نظر قانونی آماده برای انتقال باشد، به این معنی که:
- ملک در رهن یا وثیقه نباشد: اگر ملک مورد معامله در گرو یا وثیقه بانک یا شخص ثالثی باشد، ابتدا باید این موارد رفع شود.
- ملک دارای بدهی نباشد: هیچ بدهی بابت مالیات، عوارض شهرداری، یا دیگر مطالبات دولتی نباید وجود داشته باشد.
4 . مراجعه به دفتر اسناد رسمی
یکی از الزامات قانونی برای تبدیل قولنامه به سند رسمی، مراجعه طرفین به دفتر اسناد رسمی است. حضور فیزیکی فروشنده و خریدار در دفترخانه ضروری است، مگر اینکه وکالت رسمی به شخص دیگری داده شود.
5 . ارائه مدارک مورد نیاز
برای تبدیل قولنامه به سند رسمی، مدارک زیر باید ارائه شوند:
- اصل قولنامه
- شناسنامه و کارت ملی طرفین
- سند مالکیت ملک (در صورت وجود)
- پایان کار و پروانه ساخت (برای املاک جدید)
6 . استعلام از مراجع قانونی
دفتر اسناد رسمی برای ثبت سند رسمی باید استعلامات لازم را از مراجع زیر دریافت کند:
- اداره ثبت اسناد: برای اطمینان از اینکه ملک در رهن یا وثیقه نیست و مالکیت آن به درستی ثبت شده است.
- شهرداری: بررسی پرداخت عوارض شهرداری و تایید وضعیت ملک از نظر مقررات شهری.
- سازمان امور مالیاتی: پرداخت مالیات مربوط به نقل و انتقال ملک.
7 . پرداخت هزینه‌های قانونی
پرداخت هزینه‌های قانونی مانند مالیات نقل و انتقال ملک، عوارض شهرداری، و حق‌التحریر دفترخانه الزامی است. هر دو طرف معامله باید در پرداخت این هزینه‌ها مشارکت کنند، اگرچه اغلب این هزینه‌ها بر عهده خریدار است.
8 . تنظیم و امضای سند رسمی
پس از تأیید مدارک و استعلامات و پرداخت هزینه‌ها، دفترخانه اقدام به تنظیم سند رسمی انتقال مالکیت می‌کند. این سند به امضای هر دو طرف رسیده و دفتر اسناد رسمی آن را به اداره ثبت اسناد و املاک ارسال می‌کند.
9 . ثبت سند در اداره ثبت اسناد
پس از امضای سند رسمی در دفترخانه، این سند به اداره ثبت ارسال شده و در سیستم ثبت اسناد و املاک به نام خریدار ثبت می‌شود. ثبت سند در این مرحله به معنی نهایی شدن انتقال مالکیت است.
10 . صدور سند مالکیت جدید
پس از ثبت سند رسمی در اداره ثبت، سند مالکیت جدید به نام خریدار صادر می‌شود و او به عنوان مالک رسمی و قانونی شناخته می‌شود.
هزینه تبدیل قولنامه به سند رسمی
هزینه تبدیل قولنامه به سند رسمی ممکن است بسته به عوامل مختلفی متغیر باشد. این هزینه‌ها شامل هزینه‌های قانونی مانند حق‌التحریر دفترخانه، مالیات نقل و انتقال ملک، هزینه استعلام‌های مربوط به ملک (مانند شهرداری و دارایی) و همچنین هزینه کارشناسی برای تأیید اصالت قولنامه و ملک می‌شود. علاوه بر این، در صورت وجود بدهی‌های معوقه مانند بدهی به شهرداری یا دارایی، پرداخت این بدهی‌ها نیز بخشی از هزینه‌های تبدیل قولنامه به سند رسمی خواهد بود. همه این موارد می‌توانند بر اساس موقعیت جغرافیایی و نوع ملک متفاوت باشند.
نتیجه‌گیری
در این مقاله از ملاکچی بیان کردیم که برای تبدیل قولنامه به سند رسمی، باید قولنامه معتبر و قانونی باشد، موافقت طرفین وجود داشته باشد، ملک آماده انتقال باشد، و تمامی هزینه‌ها و مدارک لازم ارائه و پرداخت شوند. با رعایت این شرایط، فرایند تبدیل قولنامه به سند رسمی به‌درستی انجام خواهد شد و مالکیت خریدار به صورت قانونی ثبت می‌شود.
